Arrêté des comptes : 7 erreurs à éviter

Êtes-vous un trésorier de CE/CSE modèle ? C’est le moment de le vérifier en passant en revue, avec nous, la liste des erreurs à ne pas commettre lorsque vous préparez l’arrêté des comptes.

Expert-comptable spécialisé dans la comptabilité du comité d’entreprise et du comité social et économique, Arex vous accompagne tout particulièrement sur la question de l’arrêté des comptes. Nous vous aidons individuellement, mais aussi collectivement, que ce soit dans des rendez-vous d’information – prochaine rencontre le 24 septembre (1) – ou sur ce blog.

Nous vous avions déjà proposé ici des conseils pour procéder avec méthode. En complément, voici aujourd’hui notre jeu des 7 erreurs à éviter, pour vivre sereinement vos obligations quant à la tenue des comptes.

1- Procrastiner

Les comptes, c’est une contrainte pour vous. Vous avez l’habitude d’entasser la paperasse sur un coin de votre bureau et de faire semblant de l’oublier pendant les trois quarts de l’année… C’est une très mauvaise idée, parce que lorsqu’il deviendra nécessaire de vous y plonger, vous risquez de vous arracher les cheveux, de passer plus de temps que nécessaire à mettre de l’ordre et à essayer de vous remémorer à quoi correspond telle note ou telle ligne d’un relevé bancaire datant de six mois.

Pour éviter ce cauchemar, une petite dose régulière de compta est largement préférable. Préparer les éléments nécessaires au fur et à mesure sera beaucoup moins douloureux, on vous le garantit.

2- Conserver les documents en vrac

Vous vous croyez « bon élève » parce que vous faites votre saisie comptable régulièrement, mais si vous entassez ensuite tous vos documents sur le coin du bureau, sachez que vous pourriez mieux faire.

Prenez le temps de réfléchir à un classement pertinent, qui vous permettra de retrouver les documents utiles rapidement, et rangez consciencieusement chaque document dès qu’il est traité. Vous verrez : c’est magique !

3- Détruire les fiches d’émargement

Une fois les bons d’achat, chèques vacances ou cadeaux distribués, vous vous êtes assuré que la mission a été accomplie et il vous paraît évident que la liste d’émargement peut partir à la poubelle… Pas si sûr !

Il vaut toujours mieux conserver trop que pas assez. Ces tableaux de signatures peuvent être utiles en cas de contestation sur la distribution. Ils sont également nécessaires au suivi des activités. Trouvez-leur une place dans votre classement.

4- Contacter l’expert-comptable la veille de la plénière 

Le saviez-vous ? La plupart des présentations de comptes se concentrent sur la même partie de l’année, ce qui implique qu’au moment où vous pensez à prendre contact avec votre expert-comptable, il est déjà très très sollicité. Et bien sûr, les travaux d’arrêté et de présentation des comptes nécessitent un temps raisonnable de travail en amont.

Heureusement, vous appliquez déjà nos recommandations du point 1. Et donc, vous avez toute possibilité de vous y prendre bien à l’avance pour organiser la transmission des éléments à votre partenaire. Son travail y gagnera en qualité. Et vos relations avec lui aussi !

5- Garder des chèques au fond du tiroir

Bien sûr, chaque chèque qu’on vous remet nécessite une petite procédure. Sans compter un déplacement jusqu’à la banque, qui n’est pas forcément à côté. Et puis vous n’avez pas le temps tout de suite. Et puis il n’y a pas d’urgence puisque votre trésorerie va bien… Et voilà : vous rangez le chèque au fond d’un tiroir, bien à l’abri des regards. Et puis vous l’oubliez… Dommage !

Un bon suivi de trésorerie est indispensable. Tout chèque en attente de remise en banque doit être constaté dans les éléments de préparation des comptes. Ne l’oubliez pas…

6- Suivre la compta uniquement sur les relevés de la banque

La comptabilité, ce n’est pas votre fort. Et puis les comptes vont bien, alors pourquoi s’embêter ? Un petit pointage à réception du relevé bancaire vous semble suffisant… Vous devriez être plus méthodique.

Même un petit CSE doit tenir sa comptabilité sur un support dédié : cahier de caisse, fichier sécurisé, logiciel. Il vous permet notamment de prendre en compte les recettes et dépenses au fur et à mesure de leur chronologie.

7- Négliger l’inventaire 

On sait bien ce que nous détenons. On ne va pas s’embêter à refaire un inventaire chaque année ; à quoi ça sert ?…

Détrompez-vous : l’inventaire permet en fin d’exercice de répertorier les billetteries, espèces, chèques à remettre en banque, matériel prêté aux salariés présents au CSE. Non seulement vous pourrez faire le point de façon claire, mais en plus, il s’agit d’une obligation légale. Prévoyez-le.

Vous avez tout bon ? Félicitations !

Mais si vous constatez que vous n’êtes pas exemplaire, pas de panique. Il est encore temps de vous organiser. Et vous pourrez vite le constater : si vous suivez nos conseils, la tenue de votre comptabilité et l’arrêté des comptes vont vite cesser d’être une corvée. Alors bonne rentrée !

 

(1) Prochain temps dédié aux élus CSE le mardi 24 septembre à 9h30, dans les locaux d’Arex. Pour plus d’informations sur ce rendez-vous, prenez-contact.