Arrêté des comptes : la bonne méthode
Chaque comité d’entreprise – et il en sera de même pour les comités sociaux et économiques – doit chaque année arrêter et présenter ses comptes annuels. Il peut être assisté dans cette mission par un expert-comptable. Étant experts dans cet accompagnement de la comptabilité des CE, nous faisons le point pour vous : comment préparer l’arrêté des comptes.
Premier conseil : se faire accompagner
Même si vous recevez moins de 153 000 € de subvention – et donc pas d’obligation d’avoir recours à un expert-comptable – cet accompagnement rendra votre arrêté des comptes plus fiable. Nous vous expliquons pourquoi ici.
Pour cette mission de présentation des comptes annuels du CE, celui-ci et le cabinet comptable seront en interaction pour produire les comptes : bilan, comptes de résultats, annexes, et chacun a son rôle à jouer.
L’expert-comptable exprime son opinion, conformément à l’article L 123-14 du Code de commerce. Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de votre Comité.
Les élus restent responsables de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation des comptes, ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’élaboration de ces comptes. Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France et du référentiel comptable applicable aux Comités d’entreprise.
Par conséquent, il sera important de bien préparer les documents essentiels de l’exercice et de les transmettre à son expert-comptable. Nous allons voir comment.
Qu’est-ce que l’arrêté des comptes ?
L’arrêté des comptes consiste, à la fin d’un exercice comptable, à présenter les comptes annuels du CE en figeant sa situation comptable, généralement au 31 décembre (ou éventuellement à une autre date, qui doit rester la même pour chaque structure d’une année sur l’autre : l’exercice diffère de l’année civile notamment dans certains secteurs agricoles, industriels ou commerciaux).
Cela signifie que l’on va uniquement prendre en compte ce qui s’est passé depuis le 31 décembre précédent. Par exemple, dans les comptes 2018, n’entreront que les charges et produits de la période du 1er janvier au 31 décembre 2018.
Quels documents préparer ?
Votre premier rôle sera de préparer les documents à transmettre à votre expert-comptable. Ces documents représentent l’ensemble des éléments retraçant les opérations de la comptabilité du CE : relevés bancaires, campagne ANCV, inventaire de stock, opérations de chevauchement.
Autre élément important : le CE doit impérativement effectuer un inventaire physique de ses stocks et espèces. Cet inventaire sera consigné par un état écrit et figé.
Tous ces justificatifs doivent pouvoir expliquer l’ensemble des éléments suivants :
- les soldes bancaires
- les soldes de caisse
- les affectations budgétaires (ASC/AEP)
- les stocks
- les créances : ensemble d’opérations restantes à percevoir en relation directe avec l’exercice
- les dettes : ensemble d’opérations restantes à payer en relation directe avec l’exercice.
Le rôle de l’expert-comptable
La remise du dossier, généralement préparé par le trésorier et le secrétaire, marque le début des travaux de l’expert-comptable. En rapprochant les différents documents communiqués, il sera en mesure d’appréhender le caractère fiable et réaliste des informations réunies.
D’où l’importance de préparer les bons documents : plus ils seront clairs, complets et classés, plus le rapport sera simple à établir.
À partir de là, l’expert-comptable produit un projet de rapport, qui devra être validé par les élus.
Le moment de l’arrêté
Les élus ont maintenant à disposition le projet de comptes annuels du CE. Ils doivent décider si la comptabilité est :
- complète,
- fiable,
- fidèle à la réalité,,
- et donc « présentable ».
C’est le temps de l’arrêté : le CE par ses comptes annuels, est en mesure de rendre compte sur l’utilisation de l’argent qui lui a été confié.
Une question ? Prenez contact.
L’arrêté des comptes est la présentation de ce qui s’est passé, d’un point de vue comptable, entre le 1er janvier et le 31 décembre d’une année.
Il se réalise, de préférence, avec l’accompagnement d’un expert-comptable, qui pourra certifier qu’ils sont réguliers, sincères et qu’ils donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du Comité d’entreprise. Celui-ci reste cependant responsable de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude de ces comptes.
Une fois l’année terminée, le CE (secrétaire et trésorier) préparent les documents à remettre à leur expert-comptable et réalisent l’inventaire des stocks et espèces.
L’expert-comptable établira le projet d’arrêté des comptes, qui devra être validé par les élus du CE. Ils seront alors prêts à présenter ces comptes, autrement dit, à rendre compte de l’utilisation des fonds qui leur ont été confiés.