Arrêté des comptes : des normes qui ne changent pas

Bonne nouvelle : la création du Comité social et économique n’a rien changé à vos habitudes en matière de comptabilité et d’arrêté des comptes. A l’heure où cet exercice annuel se profile, un rappel des normes peut être utile. Révisons ensemble…

Les Ordonnances de septembre 2017 ont profondément remanié le Code du Travail, en particulier dans le domaine des Institutions représentatives du personnel. Cependant, au milieu d’un océan de modifications, demeure un îlot de stabilité : les normes comptables des CSE reprennent mot pour mot les normes édictées pour les CE à travers la loi du 5 mars 2014.

Un défi législatif

Cette loi de 2014 avait pour finalité de mettre en place dans le secteur des comités d’entreprises de réelles obligations comptables, afin de prévenir et limiter les risques de « dérives » constatées dans quelques comités.

Cet objectif représentait un vrai défi pour le législateur. Il fallait imaginer des obligations applicables à l’ensemble des CE, malgré leur très grande diversité de taille. Et ce faisant, établir de réelles exigences de rigueur comptable, tout en rendant accessible les obligations à des élus le plus souvent très éloignés de la gestion et peu formés à la comptabilité.

La réponse apportée constitue un compromis entre de multiples acteurs concernés ou engagés dans cette mutation : députés, sénateurs, ministres, organisations syndicales de salariés, organisations patronales, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, etc. Dès lors, on peut comprendre que cette réponse restait en partie insatisfaisante et imparfaite. Mais elle a contribué à créer un cadre pour organiser la gestion financière des CE et maintenant des CSE.

Les fondamentaux

Si les grands CSE sont en principe bien armés pour remplir leurs obligations comptables, il nous paraît important de rappeler les éléments-clés à respecter, du point de vue des petits et moyens CSE.

Nous les récapitulons en 8 points.

1. Le Code de Commerce est applicable

L’article L. 2315-64-I du Code du travail prévoit que les CSE doivent, en matière de comptabilité, appliquer l’article L. 123-12  du Code de Commerce. Celui-ci impose trois types d’opérations :

  • L’enregistrement chronologique des opérations « affectant le patrimoine »,
  • L’inventaire annuel du patrimoine,
  • L’établissement des “comptes annuels” (Bilan, comptes de résultats et annexe) tous les ans.

L’application du code de commerce aux comptabilités des CSE est donc le premier principe, mais il soulève d’entrée une difficulté : son langage est peu accessible, voire inaccessible, à la très grande majorité des trésoriers de CSE…

Dans le langage quotidien, pour la plupart des CSE, cela se traduit plus concrètement par l’enregistrement chronologique des dépenses et des recettes tout au long de l’année, puis par le recensement en fin d’année des stocks, des sommes restant à encaisser ou à payer, des sommes payées ou perçues d’avance – dettes et créances – et enfin par l’établissement d’un récapitulatif annuel des opérations financières et de la situation financière qui en découle.

2. Des règles différentes selon la taille du CSE

La loi (L. 2315-64-II et L. 2315-65 et décrets) a prévu une mise en œuvre adaptée selon la taille du CSE. Cela se traduit par des « seuils » en-deçà desquels certains aspects des normes ne sont pas obligatoires. Ces seuils distinguent trois catégories de comités :

  • Pour les petits CSE (subventions inférieures à 153 000 € par an), il est prévu une dérogation à l’obligation d’établir les “comptes annuels” : ils doivent seulement renseigner des états de synthèse spécifiques.
  • Pour les CSE de taille intermédiaire (subventions supérieures à 153 000 € mais ne remplissant pas les critères des grands CSE), il est prévu une simplification des comptes annuels, avec enregistrement des créances et dettes en fin d’année.
  • Pour les grands CSE (dépassant 2 critères sur 3 : 1,55 M € de ressources – 3,1 M € de total bilan – 50 salariés), aucune dérogation ou simplification ne peut s’appliquer.

3. Une procédure pour l’arrêté des comptes

En vertu de l’article L. 2315-68, l’arrêté des comptes et leur approbation sont des passages obligés chaque année.

Le règlement intérieur fixe les modalités d’arrêté des comptes par les élus.

Une séance spécifique du CSE, avec un ordre du jour et un procès-verbal spécifiques, est convoquée pour approuver les comptes.

4. Le rapport annuel d’activité

L’article L. 2315-69 rend également obligatoire le rapport annuel d’activité qui a pour finalité d’« éclairer l’analyse des comptes par les élus et les salariés ».

Le règlement intérieur fixe les modalités d’établissement de ce rapport annuel. Son contenu est variable selon la taille des CSE, avec une simplification pour les petits CSE.

Il est présenté à la séance spécifique d’approbation des comptes

5. Rapport du trésorier sur les conventions

Le trésorier a aussi pour charge, selon l’article L. 2315-70, d’établir un rapport annuel sur les conventions. Ce document a pour finalité de prévenir les éventuels conflits d’intérêts.

Tout comme le rapport d’activité, il est présenté lors de la séance spécifique d’approbation des comptes.

6. Communication aux salariés

Le CSE doit prévoir (L. 2315-72) de porter à la connaissance des salariés les comptes annuels (ou l’état de synthèse pour les petits CSE) et le rapport d’activité.

7. Conservation des documents

Le Code du travail (L. 2315 -75) prévoit expressément que les comptes annuels (ou les états annuels des petits CSE) ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Même si cela ne figure pas dans le Code du travail, il est conseillé de conserver aussi le rapport d’activité et le rapport du trésorier.

8. Supervision des CSE

Là encore, les obligations (L. 2315-73 et L. 2315-76) sont différentes selon la taille du CSE. Aucune obligation à ce sujet pour les petits CE, mais les CSE de taille intermédiaire sont tenus de recourir à un expert-comptable ; les grands CSE doivent désigner un commissaire aux comptes.

 

Ce qu'il faut retenir

Les ordonnances de 2017 n’ont pas modifié les obligations comptables des IRP. Elles diffèrent légèrement selon la taille du CSE, mais se résument globalement aux points suivants :

  • Application du Code de commerce (enregistrement chronologique des opérations, inventaire et comptes annuels)
  • Arrêté des comptes, rapport annuel d’activité (RAG) et rapport des conventions à approuver lors d’une séance spécifique du CSE.
  • Les comptes annuels et le RAG sont communiqués aux salariés.
  • Les comptes annuels doivent être conservés 10 ans.
  • Obligation d’un expert-comptable pour les CSE de taille intermédiaire et d’un commissaire aux comptes pour les grands CSE.