Passage en CSE : 8 mots-clefs pour votre inventaire

Dans la perspective de la transition entre CE et CSE, l’inventaire est un passage obligé. Vous devez recenser avec précision les biens que possède le comité afin de les transmettre à la nouvelle entité : du matériel de bureau aux appartements, en passant par les étangs et mobil-homes, les véhicules ou le mobilier… Voici nos conseils en huit points pour procéder avec méthode.

Transfert

Première chose à avoir en tête : vous n’y couperez pas. Selon l’ordonnance du 22 septembre 2017, le passage en comité social et économique entraîne le transfert du patrimoine détenu par le comité d’entreprise au profit du CSE. Il est donc nécessaire d’établir l’inventaire de ce patrimoine.

Immobilisations

A priori, cet inventaire sera d’autant plus volumineux que votre CE est important. Cependant, les CE de taille intermédiaire – et a fortiori les plus gros – ont un avantage : ils peuvent compter sur les ressources de leur comptabilité. Rappelons en effet que ceux-ci, définis par la loi du 5 mars 2014 comme recevant un total de subventions annuelles de plus de 153 000 euros, ont obligation d’avoir recours à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes.

Par conséquent, ils disposent en principe d’un fichier des « immobilisations » qui récapitule tous les investissements réalisés depuis leur création et en état d’utilisation. Ce fichier recense même les biens complètement amortis.

Vous disposez donc de la ressource idéale pour établir votre inventaire.

Amortissement

La notion d’amortissement est à prendre en compte lorsque vous allez transmettre le patrimoine. De quoi s’agit-il ? Pour tout bien ayant une certaine valeur et que vous allez utiliser dans la durée, vous allez répartir le prix d’achat de cet investissement, dans vos comptes, sur la durée prévue de son utilisation.

Pour mieux comprendre, prenons un exemple : votre CE a acheté une voiture 20 000 euros et l’on peut prévoir que vous allez l’utiliser pendant cinq ans. Elle sera donc amortie sur 5 ans, c’est-à-dire que chaque année pendant cinq ans, vous imputerez à vos comptes un cinquième de sa valeur totale, soit 4 000 euros. À la fin des 5 ans, la valeur nette comptable de la voiture sera de zéro : on dit alors qu’elle est « amortie »… ce qui ne veut pas dire que vous ne pouvez plus vous en servir !

Et pour en revenir à notre inventaire, vous devrez confirmer le niveau d’amortissement des différents éléments du patrimoine à transmettre.

Identification

Un inventaire ne se contente pas de lister les biens en votre possession. Il doit aussi les identifier avec précision, en fournissant des éléments clairs.

Le fichier des immobilisations fournit dans tous les cas les éléments suivants : date d’acquisition, désignation du bien, montant de l’achat, nom du fournisseur, affectation budgétaire (AEP ou ASC), durée, mode et taux d’amortissement, cumul des amortissements antérieurs, dotation de l’exercice,  cumul des amortissements en fin d’exercice, valeur nette comptable.

Exemple pour un bien figurant dans un inventaire au 31 décembre 2018 :

• date d’acquisition : 01.04.2015
• désignation du bien : terrasse MH « Eldorado »
• montant de l’achat : 3 000 €
• nom du fournisseur : MH Roussillon
• affectation budgétaire : ASC
• durée d’amortissement : 5 ans
• mode d’amortissement : linéaire
• taux d’amortissement : 20%
• cumul amortissements antérieurs : 1 650 €
• dotation de l’exercice : 600 €
• cumul amortissements en fin d’exercice : 2 250 €
• valeur nette comptable : 750 €

Informations complémentaires

Dans certains cas, vous trouverez dans le fichier des informations complémentaires qui peuvent s’avérer précieuses non seulement pour le transfert au CSE, mais aussi dans le suivi permanent des investissements ou plus tard, lors d’un changement de composition du CSE.

Ces informations, selon le bien, pourront répondre à toutes les questions imaginables concernant quatre aspects :

• Etat du bien : Le bien existe-t-il encore ? Les aménagements anciens sont-ils encore en état ? Ou ont-ils été remplacés par d’autres aménagements ? Tel ordinateur est-il en état de marche ?…
• Localisation : Où se trouve le bien ? sur quel site ? dans quel local ?
• Modèle  : du véhicule, du mobil-home, de l’ordinateur, du smartphone… ?
• Utilisateur : Quel est l’utilisateur de l’ordinateur ou du téléphone mobile par exemple ?

Objectif

Pour répondre correctement à la question fondamentale de savoir si le bien existe et est en état de fonctionner, les réponses aux questions suivantes s’avèrent essentielles, voire incontournables : connaître la localisation, le modèle et l’utilisateur vous permettront de constater de visu l’état de ce qui est en possession du CE ou de vous renseigner à ce sujet.

Or l’inventaire a précisément pour objectif de vérifier ou de confirmer l’existence des biens figurant dans le patrimoine du CE, tel qu’il est transcrit dans le bilan comptable. Chaque ligne du fichier des « immobilisations » doit donc être validée comme représentative d’un bien réel qui existe encore.

Documents

Un autre volet de l’inventaire consiste à vérifier l’existence de documents justifiant l’achat du bien par le Comité, c’est-à-dire (sauf pour les biens fonciers) de factures établies au nom du Comité, avec les mentions légales.

La procédure d’enregistrement comptable aura, au préalable, prévu que la facture comporte le « bon à payer » d’un élu habilité, ainsi que la date et le mode de paiement et, dans la mesure du possible, le numéro de compte et l’affectation budgétaire.

Pour les biens fonciers, le comité doit disposer de l’acte notarié ainsi que des documents émanant de la comptabilité du notaire : factures et relevé de compte.

Pour les véhicules, la copie de la carte grise est évidemment indispensable.

Organisation

Un minimum d’organisation et de méthodologie permet d’atteindre les objectifs assez facilement. Rappelons le précepte qui vous guidera : toujours adapter l’outil au besoin !

Dernier conseil : rapprochez-vous de votre expert-comptable pour concevoir ou améliorer votre méthode dans ce domaine. Il est le mieux placé pour vous y aider.

Photo : Laura Cleffmann / Unsplash