Contrôle Urssaf : des évolutions qui vous concernent

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Conséquences sur le CSE d'un contrôle Urssaf
Le contrôle Urssaf d’une entreprise peut concerner aussi son CSE, notamment pour justifier que les avantages accordés aux salariés ont été correctement déclarés. Il convient donc de connaître la procédure, y compris les changements applicables depuis le début de cette année.

Sur un plan juridique, c’est l’entreprise qui est contrôlée, et non le CSE … sauf bien entendu si vous avez vos propres salariés et que votre CSE est contrôlé en tant qu’employeur. Mais ce cas mis à part, un contrôle Urssaf de l’entreprise peut concerner le CSE, puisque vous gérez des fonds attribués par l’entreprise, qui vont bénéficier aux salariés de celle-ci.

La finalité du contrôle URSSAF est de s’assurer que toutes les sommes versées aux salariés à titre de rémunérations ou avantages en nature ont bien été déclarées.

En règle générale, le contrôle va s’intéresser aux activités sociales et culturelles du CSE. Dans ce cas, l’employeur va renvoyer le contrôleur vers le CSE et avertir celui-ci, en demandant de mettre à disposition du contrôleur les documents comptables du CSE. La période vérifiée est l’année en cours et les trois années précédentes.

A la fin du contrôle, l’employeur reçoit une « lettre d’observations » qui peut indiquer trois conclusions différentes au contrôle :

  • soit aucun redressement n’est nécessaire, l’entreprise ayant respecté les règlementations ;
  • soit des recommandations sont faites pour l’avenir, avec des demandes de mise en conformité sur certains points ;
  • soit des redressements sont exigés, appuyés sur les textes qui les justifient.

L’employeur a la possibilité de répondre à ces observations et c’est bien à lui seul de le faire, même pour la partie des redressements qui concernent le CSE. Cette contrainte peut entraîner des difficultés en termes de délais de réponse si le CSE entend contester : la réponse doit être envoyée à l’URSSAF dans les 30 jours à partir de sa réception par l’employeur. Mais si celui-ci tarde à communiquer la lettre d’observations au CSE, le délai risque d’être en réalité très court. Il y a lieu d’être vigilant, en insistant auprès de l’employeur pour que le courrier de l’URSSAF soit transmis au CSE dès sa réception.

L’enjeu est important, car pour ce qui concerne les ASC que vous gérez, ce sera certes à l’employeur de payer le redressement éventuel, mais il le fera pour le compte du CSE. Et dans le cas d’une demande de mise en conformité, si celle-ci n’a pas été effectuée lors d’un contrôle ultérieur, cela donne lieu à une majoration de 10 % des redressements.

Ce qui change en 2020

Grosso modo, cette procédure reste valable en 2020, mais un décret du 11 octobre dernier apporte quelques changements, applicables depuis le 1er janvier dernier, et qu’il convient de connaître.

Si le délai de réponse à la lettre d’observations reste de 30 jours, il peut cependant  passer, sur demande de l’employeur, à 60 jours. A défaut de réponse de l’URSSAF, la demande de prolongation est considérée comme acceptée.

La réponse à la lettre d’observations peut toujours contenir des compléments et précisions jugés nécessaires, mais l’employeur peut aussi, désormais, y justifier avoir corrigé les déclarations afférentes à la période contrôlée et avoir acquitté les sommes correspondantes.

Un autre point est également modifié concernant les documents communiqués lors du contrôle : avec l’accord de l’employeur contrôlé, ils peuvent désormais être exploités en dehors des locaux de l’entreprise. Mais cela pose question : cette faculté ne se heurte-t-elle pas à l’autonomie du CSE en tant que personne morale distincte de l’entreprise ?

Enfin, lorsque la lettre d’observations contient des demandes de mise en conformité avec la législation, le délai durant lequel une majoration peut être appliquée si le manquement à la mise en conformité est constaté passe de 5 ans à 6 ans.

Photo Nik McMillan / Unsplash

Ce qu'il faut retenir

Le contrôle Urssaf d’une entreprise peut aussi examiner la gestion des activités sociales et culturelles gérées par son CSE.

L’employeur reste l’interlocuteur de l’Urssaf sur toute la procédure, mais vous aurez à vous conformer à ses demandes et éventuellement à lui rendre des comptes.

À partir de 2020, des changements interviennent dans la procédure, notamment dans les questions de délais et dans les possibilités de se justifier.

L’Urssaf peut aussi, désormais, emporter des documents pour les examiner : bien qu’étant une personne morale indépendante, vous devrez l’accepter si l’employeur a donné son accord.