Arrêté des comptes : 7 erreurs à éviter
Êtes-vous un trésorier de CE/CSE modèle ? C’est le moment de le vérifier en passant en revue, avec nous, la liste des erreurs à ne pas commettre lorsque vous préparez l’arrêté des comptes.
CE-CSE : le passage de relais se précise
Dans neuf mois, tous les comités d’entreprise auront passé le relais à leurs successeurs, les comités économiques et sociaux. Nous vous avons déjà apporté de nombreux conseils pour réussir cette transition. Mais l’expérience de nos accompagnements nous permet de préciser encore nos recommandations. Faisons le point…
L’ordonnance du 22 septembre 2017 prévoit que tous les comités d’entreprise et comités d’établissement devront être transformés en comités sociaux et économiques (CSE) ou en comités sociaux et économiques d’établissement (CSEE) au plus tard le 31 décembre 2019. Après un démarrage assez lent, le mouvement s’est accéléré tout au long de l’année 2018. L’année en cours est décisive pour les opérations de transfert du patrimoine des CE vers les CSE.
L’expérience de nos accompagnements nous le confirme : trois points-clefs sont à soigner particulièrement.
Point-clef 1 : l’état des lieux
Comme le prescrit l’ordonnance, il convient de faire l’inventaire des biens et valeurs détenus par le CE, ainsi que de ses dettes au moment du passage en CSE. Il faudra aussi recenser les contrats et engagements en cours.
Pour ceux d’entre vous qui ont l’habitude et la pratique des opérations à mener pour chaque arrêté des comptes annuels, cela ne doit pas poser de grandes difficultés. Le bilan comptable établi avec l’expert-comptable constitue le document qui décrit le patrimoine du CE, donc ses biens, ses valeurs et ses dettes.
Le rapport du trésorier sur les conventions – prévu par la loi du 5 mars 2014 – est l’occasion, chaque fin d’année, de recenser les contrats et engagements ; il peut donc servir de base pour le passage en CSE.
Cependant, beaucoup de petits CE n’ont pas l’habitude d’établir un bilan et même l’obligation de rédiger l’état de situation patrimoniale n’est pas toujours respectée. Il leur faut donc dresser la liste des biens et valeurs qu’ils détiennent : principalement des comptes bancaires, des livrets, souvent un peu de stocks de billetterie ou de bons d’achats. Il faut penser aussi aux sommes restant à encaisser (subventions Employeur en particulier) et aux sommes restant à payer.
Point-clef 2 : la commission de transfert
Indépendamment du passage en CSE, lorsque certaines situations amenaient le CE à effectuer une dévolution de ses biens, il était fréquent de désigner des mandataires parmi les élus pour gérer les opérations financières du CE jusqu’à la fin de la dévolution. La situation créée par l’ordonnance, qui oblige au transfert de patrimoine du CE vers le CSE, nécessite également la désignation d’une commission de transfert.
Cette commission a deux missions principales :
- Préparer l’arrêté des comptes à la date du passage en CSE (état des lieux), en vue de l’approbation de ces comptes par les élus du CE (laquelle interviendra après le passage en CSE) ;
- Gérer la période de transition, entre la fin du mandat du comité d’entreprise, la phase des élections, l’installation du CSE et sa mise en place opérationnelle
Elle doit être composée au minimum de 2 personnes, secrétaire et trésorier, mais elle peut être ouverte à d’autres élus, notamment pour assurer une représentation des organisations syndicales. Quand le comité a des salarié.e.s en charge de sa gestion, ces personnes sont naturellement associé.e.s aux travaux de la commission.
Il est recommandé de limiter les pouvoirs de la commission de transfert aux opérations courantes, pendant le laps de temps entre la fin du CE et le démarrage du CSE.
Point-clef 3 : le calendrier des réunions
L’ordonnance du 22 septembre 2017 prévoit, à travers seulement deux articles assez courts, le déroulement des opérations de transfert de patrimoine du CE au CSE. En théorie, le CE approuve ses derniers comptes lors de sa dernière réunion et le CSE approuve le transfert de patrimoine à sa première réunion… En pratique, il en va autrement !
Sauf dans de très rares exceptions, les comptes du CE à la date de passage en CSE ne sont pas établis au moment de la dernière réunion du CE, loin s’en faut dans les CE intermédiaires et de grande taille. Ils ne peuvent l’être, par définition, qu’après la date du passage en CE.
Les conséquences de cet état de fait sont nombreuses :
- A la dernière réunion du CE, il convient de dresser la liste – non chiffrée – des biens, valeurs et dettes, etc. et des principaux contrats en cours, avec une délibération à l’appui ;
- La commission de transfert réalise ses travaux d’arrêté des comptes, avec l’appui de l’assistant.e et de l’expert-comptable s’il y en a, en vue de l’approbation de ces comptes ;
- Le comité d’entreprise est convoqué par l’employeur pour procéder à cette approbation qui détermine la valeur du patrimoine transféré.
- Le CSE se réunit alors pour accepter le transfert de patrimoine du CE (en maintenant ou non les affectations du CE).
Ce calendrier doit être anticipé avec la direction, afin que les réunions nécessaires soient prévues à l’avance.
Sans oublier…
Dernière recommandation : prévoir la date de passage comptable. Il est indispensable de déterminer, avant que le CE disparaisse, la date d’arrêté des comptes du passage en CSE. En pratique, la date retenue pourra être la fin du mois précédant le premier tour des élections, ou la fin de mois suivant.
Une question ? Prenez contact…
Ce qu'il faut retenir
Il reste neuf mois pour accomplir la transition vers le CSE. Notre expérience d’accompagnement de cette phase délicate nous confirme 3 points-clefs à soigner particulièrement :
- Établir l’état des lieux à la date du passage en CSE : biens et valeurs, dettes, mais aussi les contrats et engagements en cours;
- Nommer une commission de transfert qui aura pour rôle d’établir l’arrêté des comptes et de gérer la transition;
- Anticiper avec la direction un calendrier qui permettra d’approuver l’arrêté des comptes et d’organiser le transfert du patrimoine.
Dernier conseil : bien prévoir la date d’arrêté des comptes, qui sera fixée à la fin du mois précédant ou suivant le premier tour des élections.
Une matinée pour les assistants de CE : un ordre du jour stimulant
Toujours soucieux de son rôle au service des comités d’entreprise, le cabinet Arex n’est pas seulement un prestataire intervenant individuellement pour la comptabilité de votre CE. Il organise aussi des rencontres et formations pour permettre aux élus et salariés de CE de développer leurs compétences. Exemple avec la dernière matinée des assistant.e.s.
Ce qu'il faut retenir
Le quotidien des assistants de CE est riche et varié et il demande de la méthode, par exemple pour le classement des dossiers, l’enregistrement des dossiers, l’anticipation d’un calendrier d’interactions avec votre expert-comptable en vue de l’arrêté des comptes.
Deux réglementations importantes entrent en vigueur actuellement : le prélèvement à la source et le passage au comité social et économique.
Se rencontrer entre assistants de CE permet de confronter les expériences, d’enrichir ses connaissances et compétences, de se tenir au courant.
Soucieux de son rôle de conseil, Arex reconduira en 2019 cette matinée d’échange. Guettez nos infos…
Prélèvement à la source : les CE employeurs sont concernés
L’article 60 de la loi n° 2016-1917, modifié par l’ordonnance n° 2017-1390, instaure un prélèvement à la source pour l’impôt sur le revenu et remplace ainsi le mode de paiement de cet impôt en vigueur jusqu’à l’année dernière. Et cette fois nous y sommes : le prélèvement à la source (PAS) est entré en vigueur ce 1er janvier, avec l’objectif de supprimer le décalage entre la perception des revenus (N-1) et le paiement de l’impôt (N).
Les employeurs doivent endosser un nouveau rôle. Les CE/CSE employeurs devront donc, en plus de collecter les cotisations sociales, collecter l’impôt sur le revenu. Petit mémo pour ne rien négliger dans ce nouveau rôle.
Anticiper le passage au CSE : un livret complet pour préparer la transition
Le passage du comité d’entreprise au comité social et économique, la nouvelle entité prévue par l’Ordonnance du 22 septembre 2017, représente bien plus qu’une simple formalité et il est nécessaire de bien s’y préparer. C’était l’objet de la journée organisée par Arex le 16 octobre dernier. Nous en publions aujourd’hui le compte rendu : un mode d’emploi complet de cette transition, à télécharger au bas de cet article. Et en avant-goût, les principaux écueils à éviter, soulevés par les intervenants et participants.
Trois conférenciers pour détailler les écueils du passage au CSE : Daniel Parot, Elise Triolaire, Jean-Louis Borie.
Devant une cinquantaine de participants, deux conférences animées par Daniel Parot (Arex), Jean-Louis Borie et Élise Triolaire (avocats Borie et associés), ainsi que six ateliers menés par nos partenaires, ont permis de mettre en valeur les nombreux points sur lesquels la législation est à décrypter, à préciser, à adapter aux réalités et ceux sur lesquels il est impératif d’être vigilant pour ne pas perdre en capacité d’action.
Des exemples ? Voici six points sur lesquels vous avez tout intérêt à anticiper.
1. Le calendrier de la passation
Tel qu’il a été énoncé par le législateur, il ne pourra pas s’appliquer : le comité d’entreprise devra forcément clôturer ses comptes après sa dissolution, donc hors de tout mandat légal et des heures de délégation prévues. Il est donc recommandé de négocier cette transition avec l’employeur et de mettre en place une commission de transfert. Notre livret vous propose une méthodologie pour y parvenir.
Six ateliers ont permis aux élus de réfléchir à différents points-clefs.
2. Les heures de délégation
Avec la fusion des instances, la base légale va réduire le nombre total d’heures de délégation, alors que le rôle des élus devient plus complexe. Comme beaucoup d’autres points, ce nombre d’heures peut se négocier dans le cadre d’un accord avec l’employeur, mais il faudra l’anticiper, pour qu’il entre en vigueur à la création du CSE.
3. L’inventaire
Le passage en CSE représente un changement de personne morale, avec transmission d’un patrimoine de l’une à l’autre. Pour transmettre ce patrimoine, il sera nécessaire d’en dresser un inventaire complet : biens fonciers et financiers, mais aussi les contrats, conventions, engagements ou prêts en cours, ou encore la dotation de l’employeur jusqu’à la date choisie de disparition du CE.
4. La place des suppléants
L’Ordonnance prévoit que les suppléants ne participent pas aux réunions plénières du CSE. Leur place devient alors délicate : comment pourront-ils valablement remplacer les titulaires s’ils n’ont pas pu suivre les discussions ? Leur présence peut éventuellement être négociée dans l’accord préalable à la création du CSE : encore un point à anticiper.
Une journée de débats intenses… et des moments de convivialité pour poursuivre les échanges.
5. Les transferts d’un budget à l’autre
C’est une nouvelle disposition, mais il convient d’en user avec prudence. Si vous êtes tentés de reverser des excédents du budget économique et professionnel pour distribuer davantage de chèques cadeaux, gardez en tête qu’une part importante des expertises sera désormais cofinancée par le CSE et que ce budget a aussi pour fonction de financer vos formations. Conserver des réserves peut s’avérer précieux.
6. Les expertises
Justement, les règles changent concernant les expertises : périmètre, financement, déroulement, possibilités de recours… Il sera toujours préférable de négocier le cadre de ces interventions par accord préalable à la création du CSE. Notre livret consacre un chapitre complet à ce point délicat.
Retrouvez tous les détails et de nombreux autres points à connaître dans notre livret spécial Journée du 16 octobre, à télécharger ici :
Arrêté des comptes : la bonne méthode
Chaque comité d’entreprise – et il en sera de même pour les comités sociaux et économiques – doit chaque année arrêter et présenter ses comptes annuels. Il peut être assisté dans cette mission par un expert-comptable. Étant experts dans cet accompagnement de la comptabilité des CE, nous faisons le point pour vous : comment préparer l’arrêté des comptes.
Ce qu'il faut retenir
L’arrêté des comptes est la présentation de ce qui s’est passé, d’un point de vue comptable, entre le 1er janvier et le 31 décembre d’une année.
Il se réalise, de préférence, avec l’accompagnement d’un expert-comptable, qui pourra certifier qu’ils sont réguliers, sincères et qu’ils donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du Comité d’entreprise. Celui-ci reste cependant responsable de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude de ces comptes.
Une fois l’année terminée, le CE (secrétaire et trésorier) préparent les documents à remettre à leur expert-comptable et réalisent l’inventaire des stocks et espèces.
L’expert-comptable établira le projet d’arrêté des comptes, qui devra être validé par les élus du CE. Ils seront alors prêts à présenter ces comptes, autrement dit, à rendre compte de l’utilisation des fonds qui leur ont été confiés.
Suivi des excédents par budget : comment faire concrètement ?
Le CSE va bénéficier d’une possibilité nouvelle : celle de transférer les excédents d’un budget à l’autre. Ces décisions doivent rester traçables. Nous vous expliquons comment.
Ce qu'il faut retenir
Dans le comité social et économique (CSE), les deux budgets – AEP et ASC – restent séparés.
Mais les élus ont la possibilité de transférer les excédents d’un budget vers l’autre.
Il sera indispensable de matérialiser ces transferts dans un tableau spécifique de suivi de ces excédents.